Tammer Brandsin asiakastietokannan rekisterinkäsittely- ja tietosuojaperiaatteet

Tämä rekisteriseloste määrittelee Tammer Brandsin yhteisöasiakkaiden tietojen käsittelyn periaatteet. Rekisteriseloste kertoo yleisistä pelisäännöistä, toimintatavoista sekä tietosuojan periaatteista.

Versio, laatijan ja tarkastajan tiedot sekä voimassaolo

Versio 2016032300

Laatija: Kyuu Eturautti
Tarkastaja: Erika Haarla, Alpo Herrainsilta

Voimassa alkaen: 10.5.2016

Rekisterinpitäjän tiedot

Tammer Brands Oy
Viinikankatu 36
33800 Tampere

puh 03 2521 111
sähköposti ciso@tammerbrands.fi

Tärkeimmät yhteyshenkilöt:

Tietoturva- ja tietosuoja-asiat: tietoturvapäällikkö Kyuu Eturautti
Verkkokauppa ja muut sähköiset palvelut: Erika Haarla
Laskutus ja reskontra: Alpo Herrainsilta

Rekisterin tarkoitus

Tammer Brandsin asiakasrekisteriä käytetään Tammer Brandsillä asioinnin pohjana asiakkaan tunnistamiseen, markkinointiin, myyntiin, laskutukseen sekä muuhun asiakkuudessa tarpeelliseen yhteydenpitoon.

Tietosisältö ja tietolähteet

Alustava tietosisältö kattaa asiakkaalta saadut tiedot, kuten yrityksen taustatiedot, nimi ja yhteystiedot, Y-tunnus, yhteyshenkilön tiedot, laskutustiedot, kielivalinta ja muita perustietoja. Asiakas on vastuussa tietojen oikeellisuudesta ja niiden päivittämisestä tarpeen mukaan.

Jatkuva, automaattisesti keräytyvä tietosisältö käsittää historian tehdyistä tarjouksista, kaupoista ja yhteydenpidosta.

Kolmansilta osapuolilta hankittava tieto käsittää luottotiedot ja muut vastaavat palvelut, joissa kolmannet osapuolet tuottavat yleisiä yritystietopalveluja. Tarkistuksia voidaan tehdä myös yleisistä julkishallinnon lähteistä.

Asiakastiedot voidaan yhdistää pääasiallisen asiakastietokannan lisäksi myös muihin Tammer Brandsin sisäisiin järjestelmiin, kuten Tammerbrands24h.fi verkkokauppa, TammerLink-tiedonsiirtojärjestelmä, Tammer Outletin Yritysmyynnin asiakastietokanta, erinäiset lomakkeet kuten ilmoittautumisjärjestelmät ja muut Tammer Brandsin palvelut. Pyrimme teknisten mahdollisuuksien mukaan käyttämään aina vain yhtä pääasiallista tietokantaa, jotta tiedot pysyisivät ajan tasalla eri järjestelmissä.

Tietojen käsittelyn suojaus ja käsittelyn periaatteet

Tietojen pääsisältöä säilytetään Tammer Brands Oy:n omissa tietojärjestelmissä, jotka sijaitsevat yrityksen omissa tiloissa. Tietojen loogiset sijainnit on asianmukaisesti suojattu modernien pääsynhallintajärjestelmien kautta. Tietojen fyysisen sijaintipaikat on suojattu tehokkailla kulunvalvonta- ja varkaudenestojärjestelmillä. Käytettäessä kolmansien osapuolten palveluita, siirretään vain kyselyyn välttämätön määrä tietoa, ei koskaan täydellisiä rekisterejä.

Tietojen säilytysaika, tilastointi ja tietojen siirto

Asiakastiedot säilytetään lähtökohtaisesti järjestelmissä toistaiseksi, niin kauan kun aktiivinen asiakkuus on voimassa. Tiedot voidaan poistaa järjestelmistä asiakkaan omasta toiveesta, asiakkaan liiketoiminnan lakkauttamisen, fuusion tai muun yritysjärjestelyn myötä, tai asiakastapahtumien lakattua pitkäksi aikaa. Tällaisessa tilanteessa asiakastiedot poistetaan aktiivisesta käytöstä merkinnällä. Lopullista tietojen poistamista ei kuitenkaan tehdä niin kauan kun avoimia tilitapahtumia on olemassa, kaupanteon vastuukysymykset kuten tuotevastuulaki sitä kohtuullisesti edellyttävät tai mikäli tietojen poisto vaarantaisi kirjanpitolain (30.12.1997/1336) edellyttämän säilytyksen minimiajan.

Asiakastietojen kokonaisuutta voidaan käyttää tilastomateriaalina Tammer Brandsin omassa toiminnassa liiketoiminnan kehittämistä varten.

Asiakastietoja voidaan käyttää liiketoiminnan kehittämiseen suunnattujen kyselyjen toteuttamiseen. Kyselyissä voidaan käyttää kolmansien osapuolten kyselyjärjestelmiä. Kyselyihin vastaaminen on vapaaehtoista. Kyselyt toteuttava kolmas osapuoli vastaa siitä, että yhteystiedot säilytetään heidän järjestelmässä vain se aika, kun on kyselyn toteuttamiselle välttämätöntä.

Asiakastietoja voidaan käyttää yleiseen markkinointiviestintään vain Tammer Brandsin oman markkinoinnin toimesta. Tammer Brands voi käyttää asiakasviestinnässä kolmansien osapuolten palveluita, kuten kirjapainojen postituspalvelua tai sähköpostiviestinnän työkaluja. Mahdollinen kolmas osapuoli vastaa siitä, että yhteystiedot säilytetään heidän järjestelmässä vain väliaikaisesti, kyseisen viestintäkampanjan toteuttamisen ajan. Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin muille osapuolille.

Asiakastietoja ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle, eikä luovuteta kolmansille osapuolille pois lukien asianomaiset luvat omaaville viranomaisille. Edellytämme vastaava käytäntöä myös tässä rekisteriselosteessa mainituilta kolmansilta osapuolilta.

Muutoksenteko

Mahdollisista muutoksista tähän rekisteriselosteeseen siltä osin miten ne vaikuttavat asiakkaiden tietojen säilytyksen tai käsittelyn asemaan, tiedotetaan asiakkaille sähköpostitse vähintään kuukautta ennen muutosten astumista voimaan. Mikäli muutos johtuu erittäin nopeasti voimaan tulleesta lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksestä, voi varoaika tiedotuksen ja voimaan astumisen välillä olla pienempi.

Muutoksia, jotka eivät vaikuta asiakkaiden asemaan tai heidän tietojen käsittelyyn, voidaan tehdä ilman ennakkovaroitusta. Tällaisiksi muutoksiksi lasketaan esimerkiksi Tammer Brandsin yhteystietojen muutokset.

Palaute ja ristiriitatilanteet

Otamme mieluusti vastaan palautetta ja kehitysehdotuksia asiakastietojen käsittelyyn kuten muuhunkin toimintaamme.

Mahdolliset ristiriitatilanteet käsitellään Tampereen käräjäoikeudessa.

Yritysnimen muutos

Tämä asiakirja on päivitetty 19.3.2019. Yrityksen nimi on vaihtunut, aiemmin Tammer-Tukku oy, nyt Tammer Brands oy. Tietosuojaehdot eivät ole muuttuneet.